Czy da się przenieść całą współpracę biznesową do sieci? Jak zarządzać projektem i realizować zadania, gdy każdy członek zespołu znajduje się w innym mieście, czy nawet kraju? Opowiemy o tym, jak wykorzystać pracę zdalną w codziennym życiu organizacji, na podstawie 2-letnich doświadczeń SocialCube.

Nasz zespół od samego początku w dużej mierze bazował na pracy zdalnej. W naszej historii był moment, gdy mieliśmy pracowników w pięciu miastach w Polsce! Rozproszeni, wypracowaliśmy procesy i dostosowaliśmy narzędzia, które pozwalają na efektywną pracę z każdego zakątka świata, do którego dociera Internet. Dziś chcemy się z Wami podzielić doświadczeniami, które sprawdzają się w naszej organizacji.

Zarządzanie projektami

Pierwszy krok to wewnętrzna organizacja pracy. Zespół rozproszony, który pracuje zdalnie, nie ma powieszonych na ścianie harmonogramów czy list zadań. Nie jesteśmy też w stałym kontakcie przez

8 h dziennie. W takiej sytuacji jasny podział zadań i obowiązków to podstawa. Takie jasno określone zasady pozwolą zespołowi dobrze zaplanować pracę w czasie, egzekwować oraz ustalić odpowiedzialność za poszczególne projekty. Warto spisać:

• Odpowiedzialność za konkretne zadania
• Zakres oraz wytyczne
• Termin wykonania zadania

Aplikacje do zarządzania projektami mogą być pomocne zarówno do organizacji pracy wewnętrznej, jak i współpracy bezpośrednio z Klientem. Gdy zadanie zostaje wykonane, Klient może je zaakceptować lub bezpośrednio się do niego odnieść w ramach danej platformy.

Ogromną zaletą programów do zarządzania projektami jest transparentność. Wszyscy mają równy dostęp do informacji. Realizujemy projekty według konkretnych ustaleń.

Aplikacje, które warto przetestować:

• Nasza propozycja: Asana
• Trello
• InstaGantt

Skuteczna komunikacja

Bieżąca komunikacja w zespole to chyba największe wyzwanie dla osób pracujących zdalnie. Nie można po prostu podejść do kolegi z pokoju obok i o coś zapytać. W tym wypadku przydaje się umiejętność komunikacji pisemnej. Warto rozmawiać ze sobą konkretnie i dbać o higienę języka, aby mieć pewność, że nasza wiadomość zostanie dobrze zrozumiana.

Dobrym rozwiązaniem jest wykorzystanie komunikatora, który pozwoli na omawianie bieżących spraw oraz bycie w stałym kontakcie z zespołem. Pamiętajmy też o tym, aby w miarę możliwości być stale dostępnym tak, jak bylibyśmy w firmowym biurze.

Komunikator warto też podzielić na poszczególne kanały dotyczące konkretnych projektów lub tematów, np.: projekt A, projekt B, wyjazd integracyjny, zespół marketingu.

Aplikacje, które warto przetestować:

• Nasza propozycja: Slack
• Microsoft Teams
• What’s app

Spotkania i warsztaty

Stałym elementem pracy niemal każdego zespołu są spotkania robocze, burze mózgów, szkolenia czy sesje planistyczne. W takich przypadkach zwykły telefon nie wystarcza. Chcemy wyświetlić prezentację lub inne materiały źródłowe, zobaczyć innych członków zespołu, a czasami także zarejestrować spotkanie w formie video, aby przekazać nieobecnym.

Wiele aplikacji daje taką możliwość. Od czasu do czasu warto spotkać się w większym gronie, widząc się i słysząc. Takie spotkania to ważny element budowania relacji. Możemy wtedy na żywo wymienić się doświadczeniami, ustalić kolejne kroki w projekcie oraz uzupełnić informacje. To ważne, aby od co kilka dni przypominać sobie, że po drugiej stronie światłowodu też jest… człowiek ?

Aplikacje, które warto przetestować:

• Nasza propozycja: Zoom
• Skype
• Webex

Współdzielenie materiałów

To jedno z największych wyzwań logistycznych dla organizacji pracujących zdalnie. Nie wystarczy przecież założyć dysku wspólnego, aby zadbać o bezpieczeństwo plików oraz uporządkowany podział danych. Zanim zapełnimy chmurę danymi i damy do niej dostęp poszczególnym osobom, warto zadbać o intuicyjny podział na foldery i podfoldery. Następnie możemy poświęcić kilkanaście minut, aby objaśnić zespołowi, jak poruszać się po wspólnej wirtualnej przestrzeni. Zasady powinny być jasne dla wszystkich.

Oprócz “porządku w plikach”, warto także zadbać o dostępy. Do części danych dostęp mogą mieć np. Wasi Klienci, do innych poszczególne działy w organizacji lub pracownicy w zależności od roli, jaką pełnią w organizacji. Warto zadbać o to, aby niepowołane osoby nie miały dostępu np. do wewnętrznych, poufnych dokumentów.

Aplikacje, które warto przetestować:

• Nasza propozycja: GSuite
• Onedrive
• Dropbox

Praca zdalna to jedno. Współpraca w ramach organizacji oraz z Klientami to zupełnie inna para kaloszy. Powinniśmy zadbać o sprawną komunikację, jasne zasady oraz łatwy dostęp do informacji. Wszystkie zaproponowane narzędzia mają usprawnić procesy i podnieść efektywność pracy zespołu, który współpracuje ze sobą zdalnie. Wdrożenie ich może zająć nawet kilka miesięcy, jednak wypracowany model będzie procentował przez lata.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak wygląda nasza praca? Zajrzyj do zakładki Oferta.