Rok 2020 bez wątpienia można uznać za rok spotkań online. Znacznie przyczyniła się do tego pandemia koronawirusa, która na kilka miesięcy wstrzymała biznesowe rozmowy na żywo, wymuszając niemalże 100% przejście na komunikację internetową. Czy przy tak dużym natężeniu webinarów, warto stawiać na tę formę kontaktu z odbiorcami?

Zdecydowanie tak! Kluczowe jednak jest właściwe przygotowanie.

Webinar – z czym to się je?

Według słownika Cambridge Dictionary, webinar to spotkanie grupy osób w Internecie (w tym samym czasie), aby wspólnie coś omówić lub się czegoś nauczyć.

Uczestnicy takiego wydarzenia mają z niego zatem wynieść wartość merytoryczną i wyjść z niego bogatsi o nową wiedzę, umiejętności czy wnioski.

Platform, na których możemy takie forum zorganizować, jest mnóstwo – od transmisji live na YouTube, po rozmowę na Skype, a na profesjonalnych rozwiązaniach, dedykowanych stricte webinarom, skończywszy (np. LiveStorm czy ClickMeeting).

O tym, że ta forma zyskała w 2020 roku na ogromnej popularności, świadczą wzrosty w wyszukiwaniu frazy w Google Trends.

Poniżej widać, jak rosła popularność słowa “webinar” w ostatnich pięciu latach:

Jak zatem przygotować się do przeprowadzenia prelekcji online?

Liczy się pomysł

Aby zebrać grupę osób, które będą chętne do udziału w naszym webinarze, musimy zachęcić je przede wszystkim ciekawym tematem.

Zastanów się kto jest Twoją grupą docelową i z jakimi problemami aktualnie się mierzy?

Przykładowo, prowadzisz działalność w HR i wiesz, że wkrótce w prawie pracy zajdą duże zmiany, które będą dotyczyć wszystkich właścicieli małych i średnich firm? Możesz więc przypuszczać, że twoi odbiorcy chętnie usłyszą, jak się na te zmiany przygotować.

To, o czym będziemy podczas webinaru mówić, jest kluczowe.

Uczestnicząc w spotkaniach twarzą w twarz, mamy często poczucie obowiązku, aby pozostać na nim do końca. Webinar to spotkanie wirtualne, zatem nasi goście nie będą mieli problemu z opuszczeniem go, jeśli nasz temat ich nie zaciekawi.

Oprócz doboru zagadnienia, ważna jest również forma. A możliwości jest wiele:

• Możesz poprowadzić webinar w pojedynkę lub zaprosić kilku gości z branży,
• Do wyboru masz wyświetlanie prezentacji, filmu, czy obrazu lub opowiadanie prosto do kamerki,
• Możesz zaprosić do dyskusji uczestników webinaru, umożliwiając im włączenie mikrofonu i kamerki lub zostawić jedynie opcję czatu

Wybór formy powinien również być dostosowany do uczestników i ich preferencji. Zanim zaplanujesz swoją prelekcję, możesz przeprowadzić małą ankietę pośród odbiorców i dowiedzieć się, w jakich webinarach najchętniej uczestniczą.

Zadbaj o frekwencję

Świetny pomysł na webinar to już spora część sukcesu. Ale kluczowa jest frekwencja, bo przecież chcemy mieć komu przekazać tę wiedzę.

Oczywiście, nie chodzi tu tylko o liczbę zapisanych osób, ale przede wszystkim o “jakość” odbiorców.

Lepiej, aby Twojej prelekcji słuchało 10 potencjalnych klientów, niż 100 przypadkowych osób, które w żaden sposób nie są powiązane z Twoją branżą.

Aby do nich dotrzeć, warto rozpisać plan promocji webinaru na poszczególne kanały i daty.

Możesz wykorzystać swoje profile firmowe w mediach społecznościowych, stronę internetową, newsletter czy osobiste zaproszenia do wybranych gości.

Ważne jest to, aby informację o spotkaniu podać odpowiednio wcześnie, aby każdy mógł sobie zarezerwować ten czas w kalendarzu.

Co ciekawe, według danych ClickMeeting i LiveStorm, najlepszym dniem na wysyłkę zaproszeń jest wtorek – wtedy obie platformy odnotowują największą ilość zapisów.

Nie wystarczy jednak zaprosić raz – zadbaj o to, aby informacja o webinarze pojawiła się kilkukrotnie, w regularnych odstępach czasowych (np. miesiąc, 2 tygodnie, tydzień i dzień przed spotkaniem). W ten sposób dotrzesz do tych osób, które poprzedni komunikat mógł ominąć i zadbasz o to, aby nikt nie zapomniał o wydarzeniu.

Gotowi do startu?

W dniu webinaru warto mieć dopięte wszystko na ostatni guzik. Przede wszystkim ze względu na stres, który często towarzyszy wystąpieniom, nawet tym wirtualnym.

Dobrą praktyką jest tzw. dry run, czyli próba generalna, podczas której testujesz obraz i dźwięk, sprawdzasz czy prezentacja wyświetla się prawidłowo etc. Zaproś do niego współpracowników lub osoby znajome, które mogą ci przy okazji zwrócić uwagę na ewentualne problemy techniczne.

Zapraszasz osoby współprowadzące spotkanie? Omów z nimi wcześniej temat i przygotuj pytania, aby na żywo nie było żadnych niespodzianek.

Zadbaj o przestrzeń, w której będziesz prowadzić webinar – powinna być estetyczna, dobrze oświetlona i przede wszystkim cicha, aby nic nie zakłócało Twojej prezentacji.

Dużym wsparciem jest również osoba, która monitoruje webinar i z którą możesz porozumiewać się np. poprzez SMS. Masz wówczas pewność, że w razie awarii mikrofonu lub innych problemów, dostaniesz powiadomienie, jak to wygląda z perspektywy uczestnika. Przy okazji taki “pomocnik” może też moderować czat oraz listę uczestników, abyś ty w pełni mógł/mogła skupić się na prowadzeniu spotkania.

Po webinarze

Takie wirtualne spotkanie to świetna okazja do zbierania leadów. W zależności od platformy z której korzystasz, możesz pozyskać wiele cennych informacji na temat twoich odbiorców, m.in. imię, nazwisko, adres mailowy, stanowisko, firmę czy wiadomość o tym, czego aktualnie potrzebuje jego organizacja.

Ten zestaw danych pozwala na lepsze poznanie i nawiązanie relacji biznesowej z uczestnikiem.

W przyszłości możesz zaprosić go na kolejny webinar, wysłać newsletter lub zaproponować ofertę, dedykowaną dla jego organizacji.

Jeżeli przekazałeś odbiorcom cenną wiedzę i zaciekawiłeś ich danym tematem, to możesz też spodziewać się kontaktu z ich strony. Czasem nawet po dłuższym czasie, kiedy akurat uwolni się budżet na dodatkowe działania.

Webinar to przede wszystkim sposób na dzielenie się wiedzą i budowanie wizerunku eksperta. Kryje się za nim również wiele innych korzyści – pozyskiwanie nowych kontaktów, budowanie bazy leadów, a finalnie sprzedaż.

Dlatego warto poświęcić czas na jego przygotowanie i zaserwować swoim odbiorcom prezentację na najwyższym poziomie.

Jeśli szukasz wsparcia w przygotowaniu profesjonalnego webinaru, skontaktuj się z nami ?